芜湖市人民政府外事办公室分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表

ー、档案分类方案

（一）门类划分

本机关档案门类划分为文书（WS）、科技（KJ）、会计（KU）、人事（RS）、照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）、实物（SW）等8个一级档案门类。科技档案分为设备（KJ·SB）1个二级门类。

（二）分类方法及档号结构

1.文书档案按照年度、问题、保管期限等分类项进行分类。

档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-问题代码-件号。例：0230-WS·2024-Y-DQL-0001。

2.科技档案按照年度、保管期限等分类项进行分类。

档档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-件号。例：0230-KJ·SB·2024-Y-0001。

3.照片、录音、录像、实物档案按照年度、保管期限等分类项进行分类。

档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-件号。例:0230-ZP·2024-Y-0001。

4.会计、人事档案的分类方法和档号结构参照有关规定执行。

（三）编号规范

档号按照分类方法分段组成，上、下位代码之间用“-”（短横）连接，同一级代码之间用“·”（小圆点）隔开。

1.全宗号：采用4位数字或者字母与数字的结合标识，本机关全宗号为0230。

2.档案门类代码：采用2位字母标识。存在二级门类的,一、二级门类均采用2位字母标识，中间用“·”隔开。

3.年度：采用4位数字标识。

4.问题代码：采用3位数字或字母与数字的组合标识。本机关问题代码按党群类（DQL）、综合类（ZHL）、组织类（ZZL）、业务类（YWL）编列

5.保管期限代码：采用字母或字母与数字的组合标识。保管期限永久、定期30年、定期10年分别以代码Y、D30、D10标识。

6.件号：采用4位数字标识，不足4位的前面用“0”补足。

二、各门类文件材料归档范围和档案保管期限表

（一）文书档案

党群类：

1.本办党组会纪要、会议记录，民主生活会、党组理论学习中心组学习记录等                                                               永久

2.党、团、工会工作活动中形成的文件材料

2.1工作报告、总结，换届选举结果                               永久

2.2重要专项活动的报告、总结等                                 永久

2.3党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料                                                                  永久

2.4主题教育、专题教育中形成的方案、报告、总结等               永久

2.5情况反映、工作简报                                         10年

3.纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料

3.1重要的                                                     永久

3.2一般的                                                     30年

4.对本机关有关人员的奖励、处分材料

4.1县级以上的奖励                                             永久

4.2县级以下的奖励                                             30年

4.3受到警告（不含）以上处分的                                 永久

4.4受到警告处分                                               30年

5.巡视巡察过程中形成的文件材料                                永久

综合类：

1.本级行政办公会的纪要、会议记录                              永久

2.本级机关召开的工作会议、专题会议的文件材料

2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要                                                                   永久

2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报                      30年

3.机关联合召开会议的文件材料

3.1本机关为主办的

3.1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要                                                                    永久

3.1.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报                     30年

3.2本机关为协办的

3.2.1请示、批复、通知、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本                                                                    30年

3.2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本                                                                    10年

4.上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料

4.1重要的                                                       永久

4.2一般的                                                       30年

4.3本地区、本机关工作汇报材料                                   30年

5.本机关业务文件材料

5.1本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料                                                                     永久

5.2本机关的请示与上级机关的批复、批示

5.2.1重要业务问题的                                              永久

5.2.2一般业务问题的                                              30年

5.3同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料

5.3.1重要业务问题的                                              永久

5.3.2一般业务问题的                                              30年

5.4机关联合行文的文件材料

5.4.1本机关为主办的

5.4.1.1重要业务问题的                                            永久

5.4.2.2一般业务问题的                                            30年

5.4.2本机关为协办的

5.4.2.1重要业务问题的                                            永久

5.4.2.2一般业务问题的                                            30年

6.本机关编辑、编写的文件材料

6.1大事记、组织沿革等                                           永久

6.2简报、情况反映、工作信息等                                   10年

7.计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

7.1年度和年度以上的计划、总结、统计材料                         永久

7.2年度以下的计划、总结、统计材料                               10年

7.3重要职能活动的总结、重要专题的调研材料                       永久

7.4一般活动的总结、一般问题的调研材料                           10年

8.本机关处理人民来信来访的文件材料

8.1有领导重要指示和处理结果的                                   永久

8.2其他有处理结果的                                             30年

9.本机关事务管理文件材料

9.1房产、土地所有权和使用权的文件材料                           永久

9.2与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料

9.2.1重要的                                                      永久

9.2.2一般的                                                      10年

9.3内宾接待工作计划、方案

9.3.1重要的                                                      30年

9.3.2一般的                                                      10年

9.4机关财务预算                                                  30年

9.5机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料                                                                      30年

9.6国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料

9.6.1重要的                                                       永久

9.6.2一般的                                                       10年

10.上级机关制发的文件材料

10.1上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料

10.1.1重要的                                                      永久

10.1.2一般的                                                      10年

10.2上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料                                                                      10年

10.3上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料                                                                      永久

10.4同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料                                                                      10年

组织类：

1.本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、信访工作文件材料

1.1机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料                                                                       永久

1.2人事工作制度、规定、办法等文件                                  30年

1.3人事任免文件                                                    永久

1.3.1职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料                                                                     永久

1.3.2职工调动工作的行政、工资关系的介绍信及存根                     永久

1.4先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料                        永久

1.5人事考核、职称评审工作文件材料                                  永久

专业类：

1.外交部、中联部、国务院港澳办、省外办颁发的外事、港澳方面的文件材料

1.1重要的                                                          30年

1.2一般的                                                          10年

2.审核、审批、确认因公出国(境)任务的文件材料                        永久

3.APEC商务旅行卡初审形成的文件材料                                永久

4.邀请外国人来我市的被授权单位邀请函和邀请确认函材料                                                                        永久

5.外宾接待工作计划、方案、名单

5.1重要的                                                           永久

5.2一般的                                                           30年

6.本机关主办、承办或指导国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料

6.1重要的                                                           永久

6.2一般的                                                           30年

7.国际友好城市签订的协议、备忘录等                                  永久

（二）科技档案

1.本机关办公自动化设备、电视电话系统等的说明书、图纸、合格证、操作手册、保修单（卡）、验收清单、合同、协议书、安装调试报告、维修记录、付款凭证（复印件）

1.1使用年限较长的                                                    30年

1.2使用年限较短的                                                    10年

（三）照片档案

1.本机关主办或承办的工作、活动、会议的图片                             永久

2.本机关劳动模范、先进人物及典型活动的照片                             永久

3.本机关获得的各种荣誉性实物的照片                                      永久

（四）录音档案

1.反映本机关主要职能活动和工作成果的录音                               永久

2.本机关重要工作会议、调研、活动的录音                                 永久

3.上级领导来本单位视察、调研的重要讲话录音                             永久

（五）录像档案

1.反映本机关主要职能活动成果的录像                                     永久

2.上级领导来本机关视察、调研的录像                                     永久

3.本机关荣获县级以上先进集体、劳动模范、先进个人的录像                                                                            永久

（六）实物档案

1.外籍、港澳等人员来芜赠送的无保质期限且市场价值和纪念价值较高的礼品                                                                            永久

2.具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌等                                                                             永久

3.举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、组织机构印章等

                                                                       永久

（七）会计档案、人事档案按照相关规定执行。

                               芜湖市人民政府外事办公室

                                                               2024年3月27日